企業檔案文化建設的認識與思考


發布日期: 2012 - 11 - 22 訪問次數: 信息來源: 浙江檔案局 字號:[ ]


作者:徐紅梅

摘  要:本文在廣義的企業檔案文化建設層面上闡述了對企業檔案文化建設的認識,并對如何做好企業檔案文化建設進行了認真思考。

關鍵詞:企業   檔案文化   認識思考

企業文化對于企業實現自身目標的意義,被越來越多的企業所認識,檔案文化作為企業文化的重要組成部分,也越來越多地引起重視和關注。本文從對企業檔案文化建設的認識入手,展開對企業檔案文化建設的思考。

一、對企業檔案文化建設的認識

1.對企業檔案文化本質的理解

檔案文化作為“文化”的一個種概念,它有廣義和狹義之分。狹義的檔案文化一般僅指作為人類物質文明和精神文明的記錄與反映的檔案信息及其載體,即檔案實體文化。廣義的檔案文化,則除了檔案實體文化之外,還包括人類有效管理和利用這種實體文化成果而采取的活動方式及其創造出來的檔案事業文化。企業檔案文化也包括了企業檔案實體文化和企業檔案事業文化兩個層面。

企業檔案實體作為企業活動中形成的原始資料,它記錄和反映了企業建設、生產、經營的歷史,為企業未來的生產經營和持續發展提供借鑒和依據。企業檔案事業是企業管理工作的重要組成部分,是維護企業經濟利益、合法權益,記錄企業文化和歷史真實面貌的一項重要的基礎工作。企業檔案實體文化建設是企業檔案事業文化建設的基礎和目標,企業檔案事業文化建設是企業檔案實體文化建設的依托和體現,兩者是相輔相承的。

2.企業檔案文化建設是貫穿企業形成、發展的基礎管理工作

一個企業從立項到建設到生產到循環不斷的持續發展,始終貫穿其中的就是企業的檔案文化建設,企業檔案作為企業從無到有,從小到大,從形成到消亡的歷史見證,在企業各項管理活動中發揮著舉足輕重的作用。

企業從立項到審批,從基建到竣工,從運營到維護,從黨、政、工、團到生產管理,各個環節、各個部門的工作都離不開對企業檔案工作的需要。

在一般人的觀念中,企業檔案文化建設是企業檔案工作部門的工作,實際上這是一種錯誤的觀念。因為企業檔案的形成涉及到企業活動的各個環節,檔案的齊全完整程度和反映企業活動的深度和廣度,與企業員工的檔案意識和行為方式有極大的關系,同時,企業檔案能否得到合理有效的利用,是由企業文化環境所決定的,在企業檔案綜合效能發揮的這兩個重要環節上,企業檔案部門所能發揮的作用是十分有限的。因此加強檔案文化建設應是我們的首選目標,而企業檔案文化建設作為企業文化建設的重要部分,需要動用各種力量共同建設。企業應該從立項伊始就充分考慮對企業檔案文化建設的規劃和布署,重視企業檔案事業文化建設,從機構、人員、設備設施以及軟件、網絡建設等多方面做好合理安排,為企業檔案文化建設開好頭、布好局,并建立起一個從領導層到管理層,從上到下、層層重視、人人參與企業檔案文化建設的良好氛圍,加強檔案知識的普及,讓檔案知識走進企業員工的日常工作;強化檔案管理培訓,增強企業員工對檔案文化建設的積極性和主動性,使企業檔案文化建設成為企業員工進行文化創造的自覺行為;加強檔案法制教育,以法律的形式來規范、制約、引導企業員工的檔案行為;加大對檔案工作機構和部門的支持和投入力度,提高檔案管理的現代化水平等等,做好企業檔案文化建設的前期工作。

3.從企業文化的角度審視企業檔案文化建設的重要性

與企業文化建設有著密切聯系的企業檔案文化是企業的寶貴財富,它不僅僅是企業技術儲備的一種形式,而且也是企業文化儲備的一種形式。作為企業基礎管理不可缺少的子系統,企業只有進一步強化和發展企業檔案文化建設,才能適應企業管理現代化和企業文化建設不斷提出的新要求。

企業檔案文化建設對于企業文化建設的作用,表現在真實地記錄著企業文化以及企業發展過程中的點點滴滴。企業文化從企業的創建就開始產生,不管是有意識的還是無意識的,主要在于我們是否用心去發現、收集和整理。企業的檔案管理工作就是要善于去發現企業每個方面的每一個瞬間及點點滴滴。通過真實的記錄,精心的保存,把企業文化這種無形的東西歸化為有形,把平??床坏?、摸不著的東西以文字、圖片、影像、實物的形式展現出來,直觀而明了。

企業檔案文化建設對于企業文化建設的重要性作用還表現在對企業文化的歸納、梳理?!耙允窞殍b,可以知興衰”,企業檔案文化對于企業文化的記錄不是一種簡單的記錄,而是通過分類與分析使員工和領導能更好的認清企業文化建設的成就與不足。同時,通過檔案管理員的梳理和價值判斷,可以“留其精華,去其糟粕”,從而更好地服務于企業的發展戰略,充分體現了企業檔案文化建設在企業文化建設中的重要性。

二、對企業檔案文化建設的思考

在新的歷史轉型期,隨著檔案從單純的檔案管理工作被提升到檔案文化建設的高度,充分反映了國家對檔案工作的重視程度,隨之,加強和完善對檔案文化建設的探索也越來越多地得到了各行各業的重視,如何進一步做好現代化管理模式下的企業檔案文化建設也是每個企業檔案工作者值得深思和探索的職責所在。

1.全面認識企業檔案文化功能,不斷加強企業檔案文化意識

檔案被稱為“人類的記憶”, 是過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學技術、文化、宗教等社會活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的歷史記錄。企業檔案是企業在黨群、行政、經營、生產、財務、人事、基建、科研、設備等各方面的管理工作中形成的真實、準確的,對企業具有查考和憑證作用,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。

企業檔案作為企業發展的歷史見證,作為企業生產維護的察考憑證,作為企業經濟穩定運營的依據,是企業的寶貴財富,對企業具有重要意義。

然而,在企業大力提倡文化建設之際,檔案文化作為一種重要的文化現象,仍未得到廣泛充分的重視與理解。許多人并沒有把檔案文化看成是企業文化建設的重要組成部分。究其原因,最重要的一點就是企業的檔案文化意識薄弱,面對這種情況,為了使檔案文化在企業文化建設中發揮應有的作用,必須不斷增強檔案文化意識。檔案文化意識,是整個企業或集團對檔案文化的認識和態度。檔案文化意識的強弱,會從心理層面影響人們對檔案工作、檔案部門和檔案事業的重視程度、理解程度和支持程度,進而影響企業檔案工作的進步和檔案事業的發展,影響企業檔案文化在整個企業中應有的作為。

面對這種現狀,作為企業檔案工作者,我們必須樹立創新意識、開拓意識、發展意識,借以提高整個企業的檔案文化意識,不斷調整企業員工對企業檔案文化的認知程度,大力弘揚企業檔案文化,加強企業檔案文化建設,對推動企業檔案事業的健康發展具有深遠的歷史意義。

2.結合企業檔案特點,著重抓好企業檔案文化功能開發

開發檔案文化功能是對檔案文化信息和其他各類信息進行加工、提取和輸出的過程,是對檔案資源的有效開發和利用。

要做好企業檔案文化功能開發,首先要加強企業檔案收集工作,盡量地豐富企業檔案庫藏,確保企業檔案的完整性、真實性和系統性,同時結合不同企業的企業特色和企業檔案收集的側重面,重點做好企業重要檔案的收集工作,只有充分完善了企業檔案實體建設,才能為企業檔案文化功能開發奠定堅實的史料基礎。

其次是加強企業檔案編研工作。企業檔案編研工作是以滿足企業日常運轉,業務管理,生產經營、技術開發等各項工作和活動對檔案的利用為目的,以庫藏檔案為基礎,以匯編檔案文件和編寫檔案參考資料為成果形式的一項專門工作,它要求企業檔案工作者具有敏銳的洞察力,充分了解企業員工的檔案需求,掌握企業文化建設中的關注點,企業員工在檔案利用中的熱點,以企業需求為目標,發揚開拓創新精神,整理和編纂企業檔案中科技、文化等歷史發展積累形成的方方面面,堅持科學性、歷史性、實用性的原則,立足特定的企業文化層面努力打造企業檔案文化精品,以滿足企業各項工作的文化需求。

3.創新檔案服務于企業的內容形式,提升檔案文化的吸引力

企業檔案工作應樹立科學的服務理念,改革落后的服務方式。隨著人類信息化進程的不斷加快,企業檔案服務的領域也在不斷拓展,企業檔案在企業活動中的作用也越來越顯著。企業檔案工作要適應不斷提高的現代化管理的要求,檔案工作者就應當從檔案室中走出來開展廣泛的檔案服務活動,從原值服務提高為增值服務,從部分服務擴大為完整服務,從單向服務拓展為多向服務,從被動服務提升為主動服務。這就要求檔案工作者首先在服務觀念上,要從重保密、重保管、輕開發、輕效益,轉變為加大檔案文化功能服務于企業的宣傳力度,達到企業員工廣泛利用,充分發揮企業檔案的經濟效益和社會效益;其次在服務手段上,要充分利用計算機、復印機、掃描儀、光盤存儲等現代技術,逐步向網絡化、數字化發展,提高工作質量和效率,利用高科技手段武裝檔案室,在檔案信息輸入、處理和輸出過程中實現同步數字化,建立企業數字檔案館,讓更多的利用者通過網絡查閱檔案,準確、及時地服務企業決策、科研生產;再次在服務方式上,要按照社會發展的現實要求,以人為本,加強對檔案利用者的研究,深入分析利用者的心理,了解利用者的目的、愿望、要求、動機和興趣所在,了解企業檔案利用需求,加強檔案與企業的接觸、交流與聯系,變被動服務為主動服務;最后在服務對象上,進一步實現檔案工作的開放性,使檔案從原有的為官方服務、專業服務擴大到為企業各個階層服務,不斷滿足企業員工日益增長的文化需求。

同時,檔案室還必須順應時代發展的要求,對自己的工作環境進行文化包裝,以進一步吸引利用者的注意。企業檔案工作要充分借助企業文化建設這一平臺,利用各種媒介,為企業檔案提供利用服務,并通過各種媒體,積極展示企業檔案在企業各項活動中的重要作用,體現企業檔案在企業生產、經營、管理等各項活動中的價值,使企業員工進一步認識企業檔案文化建設的重要性,通過提高企業員工對企業檔案文化的認識,促進企業員工對企業檔案文化建設的認同感與參與感,在企業內部形成共同建設企業檔案文化的共識和合力,更好地提升企業檔案文化建設。

4.加強企業檔案創品牌意識,全方位打造檔案文化品牌效應

從廣義上講,企業檔案文化建設可以視作企業檔案事業發展與檔案觀念革新的突破口和推動機制。因此,作為企業文化重要部分的企業檔案文化建設,應樹立創品牌意識。

企業應注重在不同階段的檔案品牌建設,結合企業發展特點,創建屬于企業自身的檔案文化品牌,這就要求企業在形成發展初期,做好企業檔案文化建設的長遠規劃,找準企業檔案文化建設的立足點和發展方向,只有明確了企業檔案文化建設的目標,才能在機構設置、人員安排、設施建設、網絡建立等各方面進行合理的布局,并為這一目標的實現而共同努力。在企業的建設過程中,應根據這一階段的實際,分解企業檔案文化建設的短期目標,制定切實可行的工作計劃,并與各建設單位形成共識,在確保企業檔案基礎工作的規范化、標準化的同時,開展創新管理方法和利用現代化管理手段,同步實現企業基建檔案的數字化歸檔,樹立企業檔案文化建設亮點,從而進一步提升企業檔案品牌建設;在企業進入穩定的生產期后,充分考慮企業檔案資源的積累性、連續性、注重過程和細節的特征,有意識地進行不同觀測點的企業檔案文化項目收集取樣,細化檔案文化品牌建設;在完成上述階段企業檔案資源建設的基礎上,通過在企業檔案工作過程中的積累和思索,找準企業檔案服務于企業管理需求的切入點,充分發掘企業檔案編研的廣度和深度,本著真實性、實用性原則,認真開展企業檔案成果編研工作,爭取在企業檔案編研成果中出精品,塑造具有體現企業自身特色的檔案編研品牌,使企業檔案文化更好地在企業活動中發揮作用。

參考文獻:

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