淺談企業檔案的文化功能與發揮


發布日期: 2012 - 11 - 22 訪問次數: 信息來源: 浙江檔案局 字號:[ ]


作者:張小萍

摘   要:企業檔案作為公司發展歷史的積淀和原始記錄,蘊含著豐富的文化功能,主要表現在文化貯存、文化傳播增殖、文化宣傳教育三個方面?,F代企業制度和企業文化建設關系密切,而作為企業文化積累之一的企業檔案,因其所具有的真實性、多元性和潛在的創造性,為弘揚企業精神,推進企業文化建設,塑造企業形象起積極的作用,因而,企業檔案管理是現代企業文化建設中的重要組成部分。本文結合公司實際,論述企業檔案的文化功能與發揮。

關鍵詞:企業檔案 文化功能  發揮

檔案工作是“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”,企業檔案是企業發展的真實記錄,企業檔案作為企業的記憶工程,是企業承前啟后、持續發展的橋梁,是企業發展歷史的積淀和原始記錄,是企業文化的一個重要象征。它一方面記錄和反映了企業文化的建設歷史,可為企業文化建設提供借鑒和依據;另一方面,對企業檔案加強管理的本身就是企業文化建設的重要組成部分,企業檔案管理與企業文化建設已經相互融合,相互作用了,企業檔案具有與生俱來的文化內涵與品格,是文化傳承和文明發展的重要組成部分,并發揮著不可替代的作用。在大力推進文化創新,弘揚先進文化的今天,進一步明確企業檔案的文化功能,充分發揮檔案文化在企業經營管理和社會發展中的作用,對于弘揚企業文化具有積極的意義。

一、企業檔案的文化功能

文化是一種以符號為表征的積累,它不是將來要發生的現象,而是已經發生的現象的符號積累。檔案是文化信息借助于記錄符號、記錄手段、記錄載體而轉化成的文獻。

1.企業檔案的文化功能

企業檔案是伴隨企業生產、經營、管理等活動產生的,能全面真實地反映企業最根本的職能活動,是詳盡、完整、準確地體現企業發展全過程的原始記錄和存儲形式。真實地記錄著企業文化以及企業發展過程中的點點滴滴。企業文化從企業的創建就開始產生,不管是有意識的還是無意識的,主要在于我們是否用心去發現、收集并進行整理。企業的檔案管理工作就是要善于去發現企業每個方面的每一個瞬間及點點滴滴。通過真實的記錄,精心的保存,把企業文化這種無形的東西歸化為有形,把平??床坏?、摸不著的東西以文字、圖片、影音資料、實物的形式展現出來,直觀而明了。

企業檔案管理對于企業文化建設的功能還表現在對企業文化的歸納、梳理?!耙允窞殍b,可以知興衰”,企業檔案管理對于企業的文化的記錄不是一種簡單的記錄,而是通過分類與分析使領導和員工能更好的認清企業文化建設成就與不足。同時,通過檔案管理員的梳理和價值判斷,可以“留其精華,去其糟粕”,從而更好地服務于企業的發展戰略。因此,企業檔案是記錄文化的載體,是企業文化建設與發展的歷史見證。

2.文化傳播增殖功能

文化的增殖是通過文化的傳播來實現的。文化傳播是指一種文化傳遞擴散的遷移繼傳現象,也是對人類知識寶庫的淬礪和升華,它對社會文化的承傳產生著重大的影響。文化傳播的媒介很多,如報紙、雜志、電視、廣播、圖書等,檔案也是文化傳播的一種重要媒介。企業檔案工作是企業管理工作的重要組成部分,是維護企業經濟利益、合法權益,記錄企業文化和歷史真實面貌的一項重要的基礎工作。企業檔案室的一個基本任務就是開展檔案的開放利用及信息資源的開發工作,這實質上就體現了企業檔案的文化傳播功能。檔案作為文化傳承的載體,在傳播過程中還會促進文化在量與質上的雙重增殖。量上的增殖主要是指文化傳播面的擴大;質上的增殖主要指在傳播中文化價值意義的增加。企業檔案儲存著企業的歷史文化財產,檔案工作又承擔著通過檔案信息資源的開發把原始檔案資料進行重新組合并再次發現新的文化要素的任務,而檔案信息資源的開發成果源于檔案而又高于檔案,是企業文化的精髓,在很大程度上也是檔案室投向企業文化特殊的精神產品,通過文化傳播網絡而成為企業文化系統的一個組成部分,從而進一步發展了企業文化的價值內涵。這可以說是企業檔案文化傳播功能的一種深化。

3.文化宣傳教育功能

文化作為一種人類活動形成的社會積淀、—種深厚的符號積累,通過傳播和擴散,對現在和將來的人發生著作用。這種作用表現為文化的“內化”,即個體或群體接受所屬社會的文化和規范,并把這種文化作為自己行為的價值準則,體現出文化的內質,這也就是文化的宣傳教育功能。檔案作為文化的一個貯存地和傳播源,具有真實性和權威性,是進行文化教育的生動素材。企業檔案真實地記錄著公司的歷史發展過程,承載著企業杰出人物和歷屆員工艱苦奮斗、振興企業的輝煌業績,具有豐富的政治、思想、歷史和文化內涵,對企業員工的思想意識、道德修養、文化學習等方面具有啟迪教育作用。

二、充分發揮企業檔案文化功能的措施

隨著信息時代的到來和社會經濟文化的繁榮發展,社會各方面對檔案信息的需求也越來越高,檔案資源作為人類文化資源的重要組成部分,在社會發展的各個領域發揮著越來越重要的作用。企業檔案工作者必須進一步轉變觀念,優化機制,加大檔案信息資源的開發力度,大力推進檔案現代化建設,充分發揮檔案的文化功能,為企業的改革建設和企業文化的大發展服務。

1.創新觀念,優化機制,夯實檔案文化功能發揮的基礎

企業檔案積淀了豐厚的文化資源,具有與生俱來的文化功能,但現實中這一功能的發揮并不盡如意,重“管理”輕“服務”的局面尚未完全打破,社會認知感和認同感比較低。要改變這種狀況,首先檔案工作者要轉變觀念,提高對檔案文化功能的認識,以檔案是一種文化之源為出發點,來進行檔案資源的積累、整理、開發和利用。同時檔案人員要創新工作理念,密切關注企業發展的新形勢、新情況和新特點,緊緊圍繞企業的中心工作,積極探索新的工作方法,以優質高效的服務贏得領導和員工的理解、支持和認同。另外,要充分發揮檔案的文化功能,還必須有門類齊全內容豐富的檔案作后盾。為此,要擴大收集范圍,拓寬收集渠道,多層次、多渠道地征集和收集檔案資料,加大各種載體收集工作的力度,除按規定收集企業本身產生的檔案外,還要注意收集上級單位、兄弟單位與企業關聯密切的檔案、新聞媒體報道檔案等,使室藏更加豐富,結構更加合理,信息含量更高,為發揮檔案文化功能創造必要的物質保證。

2.加大檔案編研力度,充分開發檔案信息資源

企業檔案室積累起來的信息資源是靜態的,只有把檔案承載的信息從靜態轉化為動態,積極對室藏檔案信息進行深入挖掘,充分整合,才能更加充分體現檔案的價值、檔案服務的效應和作用。(1)檔案編研要滿足企業工作全方位需要,檔案信息資源的開發必須提供更多、更準、更適時的信息服務于企業。因此,要密切關注企業改革、發展中的重大問題和重大舉措,跟蹤企業生產、經營和管理的發展動向,以滿足企業當前或長遠的文化需求,有針對性地組織開發。(2)要注重編研成果的精品性和特色性,保證檔案開發成果的最佳效果和最優效益。無論是選題還是開發資源的組織與實施,都要根據室藏檔案的特色,本著質量第一的理念,以最大限度地釋放出檔案中的文化能量。

三、浙能富興燃料公司檔案的文化功能和發揮

基于浙江能源集團“大能源戰略”的內在要求,能源集團的發展規劃以及公司外部環境的變化,富興公司提出“發展、改革、創新”的戰略思路。以市場為導向,精心打造國內領先的煤炭商貿物流企業,為“大能源戰略”保駕護航,為社會、股東、員工和客戶創造價值,為浙江能源安全保障和經濟社會發展貢獻力量。這一系列運作,使公司檔案利用量大幅度增加,調閱包括煤炭質量分析數據、燃料統計年報,煤炭運輸報表、合同文本的規范,業績報告與審計報告、表彰材料、機構變革、新聞宣傳資料,編纂了“公司大事記”、“富動煤品牌介紹”、“公司榮譽匯總”等專題性資料,形象生動地反映了企業各個方面(包括企業文化)的狀況,具有不可抗拒的說明力。

資源會枯竭,惟有文化源遠流長、生生不息。優秀的企業文化是企業持續發展、生生不息的動力和源泉。富興公司結合自身實際,通過精心的提煉,確立“和諧浙能,陽光富興”的理念體系,確立了具有富興特色的“陽光文化”定位。在富興公司二十年的發展歷程中,一直有一種力量,支撐我們克服各種艱難困苦,驅使我們不斷前行超越。富興公司經歷二十多年的文化積淀,形成了獨具富興特色的文化傳統,如“誠信”、“責任”、“奉獻”、“敬業”“堅韌”等優秀文化基因。一卷卷一冊冊檔案資料生動記載了二十多年來公司員工不斷克服困難、開拓創新、取得快速發展的奮斗史,在二十多年的奮斗歷程中,富興公司打贏一個又一個保煤“戰役”,不斷擴大經營規模,持續提升品牌知名度,取得累累碩果;記載了公司從當初一個小小的燃料處室發展成為今天有著年采購煤炭3千多萬噸,集煤炭批發、電力燃料的技術開發、技術服務等于一體,并榮獲全國煤炭工業先進集體(全國唯一一家以從事煤炭貿易的身份躋身其中的企業)的煤炭商貿物流企業。在編輯公司《文化手冊》、《企業文化讀本》之際,其中一部分資料就來自于檔案室的提供,用豐富的史實圖片,配以生動的真實事件,生動直觀地記錄、展現了公司的發展歷程和輝煌成就,成為全面展現公司面貌的窗口,對外宣介了解公司,極大提高了公司知名度,公司還以其為教材,作為新員工入職教育的必修課,啟示和鼓舞員工,使員工認同企業所倡導的理念與文化。

優秀的企業文化的形成是一個漫長的積淀過程。企業文化建設也是一個不斷改進、不斷完善的動態過程。隨著企業內外部發展環境的變化,企業愿景、價值觀等理念以及員工行為規范自然需要進一步提煉升華,從而形成更加完善、成熟的企業文化體系。為此,企業檔案工作也要繼續主動參于企業文化建設的過程,掌握和了解企業文化建設的進展,有針對性的提供檔案服務,做好檔案信息的及時反饋工作,找準檔案工作與企業文化的契合點,最大可能、最大限度地發揮企業檔案的文化功能。





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