電子文件和數字檔案登記備份制度之我見


發布日期: 2012 - 11 - 22 訪問次數: 信息來源: 浙江檔案局 字號:[ ]


省區劃地名檔案館   嚴斯敏

內容摘要:電子文件和數字檔案登記備份制度特點;實施電子文件和數字檔案登記備份制度的意義;加快實施電子文件和數字檔案登記備份制度的方式方法。

關鍵詞:電子文件  數字檔案登記備份制度  意義  方式方法

實施電子文件和數字檔案登記備份制度是我省檔案管理系統進一步解放思想,開拓創新,推動檔案事業跨越式發展的重大舉措,是新時期提升檔案管理工作為社會經濟發展服務水平,把檔案管理工作從主要關注館藏的歷史檔案轉移到更多地關注發揮檔案的現實作用,服務于社會經濟發展大局、服務于人民大眾的日常生活發展方向上來,具有重大的戰略意義。下面我將就電子文件和數字檔案登記備份制度的特點和推行的重大現實意義談點自己的看法:

一、電子文件和數字檔案登記備份制度。

電子文件是指人們在行政和社會生產管理活動中通過電子計算機生成、處理和存儲的具有規范格式的電子數據,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤和光盤等載體,必須依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上迅速傳送的公務文件等。它的組成包括電子文書、電子報表和電子圖書圖紙等等。與傳統的紙質檔案文件相比較,電子文件具有以下幾個較為顯著的特點:

1、電子文件不再是傳統直觀的紙質文件,它需要借助計算機等數字設備才能進行閱讀和利用;

2、電子文件可以直接由計算機、網絡等現代辦公設備迅速地進行文字處理和遠程傳遞;

3、電子文件的利用可以多人同時共享,也不受時間、空間和距離遠近的影響;

4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同,它對保存場地的面積和空間要求不高,具有著方便快捷,移動靈活等特點。

數字檔案登記備份制度是將機關、企事業單位和社會團體等部門的各類各種電子文件和經過數字化處理后的文字報表圖紙等檔案資料統一進行登記備份保存,并定期進行更新備份的檔案管理制度,具有顯著的特點:

1、數字檔案登記備份是將館藏的數字化檔案利用電子設備進行備份,具有體積小、攜帶方便的特點,是實現檔案數據保全、檔案信息安全保障最方便快捷的方法;

2、數字檔案登記備份制度一般應同時進行三套數字檔案的備份工作,一套提供使用,一套封存,一套異地保存,以保證數字檔案的安全性和完整性;

3、數字檔案登記備份制度是檔案管理部門加強檔案管理工作,推動檔案資源整合功能,構建新形勢下檔案安全保障體系和檔案信息資源服務體系的保證。

二、實施電子文件和數字檔案登記備份制度的現實意義。

進入新世紀以來,隨著社會經濟和電子信息產業的飛速發展,各級檔案管理部門工作的對象已逐漸從傳統的以紙質檔案為主轉移到更為新型、方便快捷的電子文檔上來,在行政、社會管理和企業經營管理中形成的各式文件、報表和圖紙等檔案資料的電子化程度越來越高,檔案載體形式的新變化,越來越成為今后開展行政社會管理、企事業經營管理中檔案管理工作的發展方向。目前,隨著檔案管理工作為社會經濟發展全面化服務工作的需要,各級檔案管理部門和機關企事業單位對于庫存歷史檔案的數字化處理工作,也為全面開展數字檔案登記備份工作打下了堅實的基礎。因此,實施電子文件和數字檔案登記備份制度應運而生,它對于發展我省的檔案管理事業、更好地開展檔案行政管理工作、為社會經濟和人民群眾的日常生活需要提供更多更好的服務,具有著重大的現實意義和深遠的歷史意義:

1、實施電子文件和數字檔案登記備份制度是檔案管理部門堅持以科學發展觀為指導,認真貫徹落實檔案管理法律法規、《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》和《中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》的具體表現,也是為了能較快的適應黨委、政府和人民群眾對新時期檔案及檔案管理工作需求的新變化,把檔案管理工作的重點從主要關注保管館藏的歷史檔案轉移到更多地關注發揮檔案的現實作用的現行檔案文件資料上來,把檔案工作的對象從傳統的紙質檔案轉移到新型的電子化數字化檔案文件上來,更快地提高各級檔案管理部門為社會經濟發展和人民群眾日常生活服務的能力和水平。

2、實施電子文件和數字檔案登記備份制度是檔案管理部門建立新時期檔案安全管理體系的重要保障。通過開展數字檔案登記備份工作,可以強化檔案的原始憑證價值,最大限度地保證原始檔案的安全,對檔案的原始性、真實性提供永久的鑒定證據;可以在需要出示有效憑證的同時化解矛盾糾紛,降低社會交易成本,利于提高行政效能。特別是對重要民生領域的業務數據和重大建設項目文檔的登記和備份工作,可以為重要的民生檔案安上一把“金鎖”,為我省社會經濟發展提供強有力的安全保障作用。作為一個專業檔案館,2003年,我們曾利用數據掃描刻錄成光盤將所有界線勘定文件和圖紙進行保存,但當時未能進行備份處理,目前已有少部分光盤不能打開,必須重新進行掃描刻錄,如果當時就實施檔案登記備份制度,多備份幾套就能避免此項工作損失。同時檔案登記備份制度的實施,對于因自然災害、突發事件或者人為損毀等因素而導致的原始檔案資料受損,也將起到不可替代的安全保障作用。

3、實施電子文件和數字檔案登記備份制度是檔案管理部門加強自身建設、更好地為科學發展服務、為社會經濟發展作貢獻的保證。進入新世紀以來,隨著社會經濟和電子信息化水平的飛速發展,聲像攝像、光盤移動盤,辦公電子化,傳輸網絡化,電子信息檔案管理方式方法層出不窮,多種類多用途的電子數字檔案文件資料陸續涌現。2000年以來,我們有許多界線管理文件和詳圖圖紙都是以電子文件的形式直接產生,同時,根據需要我們還將所有界線勘定時產生的紙質文件和圖紙進行掃描刻錄成光盤永久保存。目前,我館正在進行檔案資料的數字化處理工作,將幾十年來區劃地名界線管理工作產生的紙質檔案文件進行掃描,按照區劃、地名和界線管理,按照文書、卡片、表格和圖紙等分項目分類別建立目錄,同時進行備份處理保存,以保證館藏檔案資料的安全和日常管理查詢使用的方便快捷。檔案數字化處理工作全面完成后,我們將借助電子信息技術,建立檔案文件電子目錄庫,進行檔案目錄檢索和全文查詢,更好地為區劃地名界線管理和研究工作作出自己的貢獻。

4、實施數字檔案登記備份制度可以加快紙質檔案資料文件的數字化處理工作。進入新世紀以來,電子文件已越來越多地出現在各級政府機關和企事業單位所使用的檔案資料中,但由于歷史原因,目前絕大部分檔案管理部門管理的庫存檔案資料仍以紙質為主。實施數字檔案登記備份制度電子文件的推廣使用和紙質檔案的數字化處理是關鍵,檔案數字化工作能為檔案資料的保管、查詢和使用提供最為快捷方便安全的方式方法,同時,也是檔案登記備份制度不可缺少的基礎性工作。因此,只有加快原有紙質檔案資料的數字化處理工作,才能保證數字檔案登記備份制度的順利實施。我們一定要認真貫徹執行省委、省政府辦公廳《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》精神,加快館藏檔案的數字化處理工作。在進行檔案文件的數字化處理工作過程中,要嚴格按照檔案管理部門制定的數字化檔案加工標準進行目錄建庫、全文掃描、圖像處理和存儲,數據掛接和備份等工作,對于不符合標準的電子文件格式,應提供標準化的轉換接口,以最快的速度最好的質量完成館藏檔案資料的數字化處理工作。完成檔案資料數字化加工的同時要采用在線、離線相結合的方式進行多套備份,并注意加強異地保存備份檔案資料的安全,以保證電子文件和數字檔案登記備份制度的全面實施。

三、加快實施電子文件和數字檔案登記備份制度。

電子文件的推廣使用和紙質檔案的數字化處理為實施數字檔案登記備份工作制度打下了一個堅實的基礎,而電子文件和數字檔案登記備份工作制度的實施不但推動了電子文件的大力推廣和紙質檔案資料的數字化處理工作,完善和提高了檔案管理工作能力,也使檔案的日常管理從單純的文書管理與時俱進一躍而成為電子信息化管理,這是檔案管理工作從量到質的飛躍,是檔案管理工作的一項重大創新。同時,數字檔案登記備份制度又為歷史檔案的永久管理提供了堅實的安全保障基礎作用,是我們今后加強檔案管理工作的發展方向。

1、要繼續全面貫徹落實中央、省委省政府文件精神?!吨泄仓醒朕k公廳、國務院辦公廳關于印發〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》和《中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》,指明了開展電子文件和數字檔案登記備份制度化建設的重要發展方向,作為專業檔案管理部門,我們一定要做到領導重視,資金人力支持,上下齊動員共同努力全面貫徹執行。要通過實施電子文件和數字檔案登記備份制度這一重大戰略部署,實行規范化、標準化和科學化的檔案管理工作,進而實現檔案證據保全、檔案信息安全保障和推動檔案資源整合的功能,構建新形勢下檔案安全保障體系和檔案信息資源體系,把檔案工作從主要為政府、為領導服務轉移到為社會經濟、文化發展和人民群眾日常生活需要提供全方位服務上來,不斷提升檔案工作服務于大局、服務于社會、服務于現實的能力。

2、要繼續提高檔案資料文件的電子信息化水平。進入新世紀以來,隨著電子信息產業的飛速發展,檔案工作的對象已逐漸從傳統的以紙質檔案為主轉移到更為新型、方便快捷的電子文檔上來,各級檔案管理部門一定要適應檔案載體形式的新變化,把提高檔案文件的電子信息化水平提到議事日程上來,作為機關單位信息化建設的一個重要組成部分;要積極探索建立有效管控電子文件的體制機制,在現有檔案信息資料庫的基礎上,引入全文檢索、數據轉換,接收Word、Excel等格式的電子文件,并將不符合標準要求的電子文件自動轉換為指定的可檢索的電子文件格式;要努力整合檔案業務管理環節,全面提升檔案管理和利用的信息化水平,逐步建立具有海量數據管理和安全存儲、快速全文檢索利用、大批量信息處理等數據處理能力,實現電子文件的接收、整理、管理和直接利用,只有這樣,才能進一步提高和加快實施電子文件和數字檔案登記備份制度,迅速提高檔案管理工作的可持續發展能力。

3、要繼續加快原有庫存檔案的數字化處理工作。數字檔案登記備份制度的全面推行,離不開紙質檔案資料的數字化處理,檔案管理部門一定要加強檔案存儲系統的研制開發和安裝使用,為加快紙質檔案的數字化加工打下良好的基礎。研制設計存儲系統要遵循規范化和先進性的原則,針對不同的檔案管理需要,研制的檔案管理存儲系統應具有良好的實用性、可操作性、兼容性,采用模塊化的設計方式,并且提供方便的集成平臺管理,保證各個模塊之間的松散耦合,能夠適應檔案管理工作需求的調整和應用范圍的擴大,具有開放性、擴展性和易于二次開發的特性;系統要具備較強的數據獨立性,系統的開發研制與功能設計技術必須符合國家有關檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和專業技術標準,必須具有嚴格的安全機制,確保在軟、硬件和環境發生變化時數據的完整、安全遷移及有效利用;設計的查詢系統界面要做到清晰易讀、用詞規范,操作應簡單直觀、使用查詢方便。數字化加工可以聘請專業外包服務公司進行,技術力量強或人員充足的檔案管理部門也可以自己進行加工完成,要以最高的質量要求和最快的工作速度完成原有紙質檔案資料的數字化加工工作,以保證庫存歷史檔案資料的安全和數字檔案登記備份制度的全面貫徹執行。

電子文件和數字檔案登記備份制度的推行,迎來了檔案管理工作突破性的發展機遇。近年來,我館檔案管理工作由于社會經濟的發展對區劃地名界線管理工作的需求增長而快速發展,館藏的檔案資料數量增長較快,根據社會經濟發展規劃進行的區劃調整,服務于經濟社會和人民群眾日常生活需要的地名管理和為確保建設平安和諧社會的界線管理工作,對于我們檔案管理工作提出了更高更大的需求。如何為經濟社會發展需要快速提供和方便查詢各類各種區劃地名界線管理信息,是我們不斷努力奮斗的目標,為加快工作進度,自去年開始,我們館在不到一年的時間里,通過公開招投標,選定加工單位,目前已基本完成90多萬頁的各類卡片、表格、圖紙和文書檔案的掃描、數據錄入工作,共建立條目約40萬條。在全面完成此項工作后,我們將進行檔案資料數據的備份工作,以保證錄入數據的永久安全保管。同時,我們還將積極配合省廳業務處室,推廣使用電子文件進行區劃地名界線行政管理工作,充分利用電子文件和檔案數字化成果資料,繼續從“重服務、強監督、保安全、促發展”的管理目標出發,使我館的檔案管理更好地為區劃地名界線管理工作多作貢獻。





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