企業檔案登記備份工作的理論與實踐探索


發布日期: 2012 - 11 - 22 訪問次數: 信息來源: 浙江檔案局 字號:[ ]


企業檔案登記備份工作的理論與實踐探索

橫店集團控股有限公司    陸國強

內容摘要:信息時代實施檔案登記備份制度乃是順應時勢的明智之舉,它對于保證檔案的法律憑證效力、保障電子文檔的安全、構建適應新形勢要求的檔案安全體系和監管服務體系具有重要的現實意義。然而,廣大企業檔案工作者對檔案登記備份工作認識上還比較模糊,本文試從概念的明晰,重要性的認識,以及登記備份工作的原則、條件、內容和程序等方面進行闡述,以期拋磚引玉。

關鍵詞:企業檔案 電子文件 數字檔案 信息 登記 備份

科學技術的迅猛發展正在引發社會生產力的高度發展,信息網絡技術的廣泛應用不斷推動生產方式的深刻變化。計算機和網絡技術在企業各個領域的普遍應用使電子文件呈幾何級數增加,這是對傳統檔案管理的嚴峻挑戰。如何在海量信息時代有重點地加強對檔案信息資源的管理和有效開發利用是當前企業檔案工作的重要組成部分,也是亟需深入研究的課題。我以為各級檔案行政管理部門適時地提出和實施檔案登記備份制度乃是順應時勢的明知之舉。然而,對于廣大基層檔案工作者來說,檔案的登記備份工作還是個新生事物,對此認識還比較模糊,真正實施起來還存在很多的困難。筆者擬對企業檔案登記備份工作做一點分析思考,在概念的明晰,重要性的認識,以及登記備份的原則、條件、內容和程序等具體做法上進行粗淺的闡述,以期拋磚引玉。

一、檔案登記備份工作的概念。

電子文件和數字檔案登記備份工作(簡稱檔案登記備份工作)是指由縣級以上檔案行政管理部門,對本行政區域內的機關、團體、企事業單位和其他社會組織形成的、對國家和社會有重要保存價值的檔案,特別是重要民生、重要業務領域的電子文件、電子業務數據和重點建設項目檔案等,進行登記認證,并由同級國家綜合檔案館對經過認證的電子文件和數字檔案進行數據備份,以保證檔案的法律憑證效力,保障檔案特別是電子文件(數據)的安全性,構建適應新形勢要求的檔案安全體系和監管服務體系,提升檔案部門的現實服務能力。檔案登記備份包括檔案登記和數字備份兩項工作。

二、企業檔案登記備份工作的重要性和必要性。

1、是經濟社會發展的必然趨勢。

隨著計算機的普及,網絡信息技術的快速發展,傳統的檔案管理模式已不能適應企業發展對檔案信息資源管理的需求,加快檔案信息化步伐和“數字檔案館”建設將是二十一世紀檔案現代化建設的主要方向。同時,社會對于信息系統的依賴性,以及信息系統在人為攻擊和自然災害面前的脆弱性,日益引起社會各方面的重視。筆者曾經看過遼寧省檔案局李映天寫的《從四川地震看電子檔案信息的容災與備份》一文,看后深受啟發。重大自然災害誰也無法預見,四川汶川地震確實給我們檔案工作者敲響了警鐘,象地震和洪澇這種重大自然災害對檔案的損毀幾乎是毀滅性的,不管是紙質檔案還是電子檔案都難逃一劫,特別是銀行、證券等金融行業,還有關系民生的社保、醫保等實時電子業務系統顯得尤為重要,這就促使我們檔案工作者必須積極探索和加快推進電子檔案的容災與備份工作,在災難到來之前做好重要業務數據的容災和備份,以防地震、水災、火災等自然災害給電子文檔數據帶來的損害,計算機系統出錯造成數據庫系統和文件系統故障,計算機病毒和其它不可預測的因素所帶來的系統間斷、數據丟失等等事故。

2009年底,中共中央辦公廳、國務院辦公廳出臺《電子文件管理暫行辦法》,對電子文件的安全保障工作提出要求。中共浙江省委辦公廳、浙江省政府辦公廳結合浙江實際,聯合印發了《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》,在全省部署開展電子文件和數字檔案登記備份工作。實施檔案登記備份是2010年及今后一段時期全省、全市推動檔案事業跨越式發展的重大戰略部署。

6月7日胡錦濤總書記《在兩院院士大會的講話》中指出:要抓住新一代信息網絡技術發展的機遇,創新信息產業技術,以信息化帶動工業化,發展和普及互聯網技術,加快發展物聯網技術,重視網絡計算和信息存儲技術開發,加快相關基礎設施建設,積極研發和建設新一代互聯網,改變我國信息資源行業分隔、核心技術受制于人的局面,促進信息共享,保障信息安全。按照可靠、低成本信息化的要求,構建泛在的信息網絡體系,使基于數據和知識的產業成為重要新興支柱產業,推進國民經濟和社會信息化。

因此,可以說檔案登記備份工作是順應了時代發展的潮流,是推動檔案信息化建設的外在動力。

2、是企業建立檔案安全體系和維權的需要。

電子文件、電子業務數據的檔案登記備份可以實現兩個保障:一是保障重要電子業務數據的安全性和可靠性,可有效防止人為篡改、損毀或災害引起的檔案安全事故;二是保障各單位電子業務系統的有效運行,包括支持各單位行政管理的科學決策、支持業務活動的連續性、維護社會記憶的完整、保護相關利益主體的合法權益等。

作為企業,除了國有企業列入必須登記備份的范疇外,目前民營企業還是自愿申報登記備份,但是電子文件和數字檔案登記備份是民營企業建立檔案安全體系和維權的需要,這也是企業發展的原動力,所以我們要未雨綢繆,有必要予以提前考慮實施,做好登記備份的基礎工作。

1)登記備份是新時期企業建立檔案安全體系的迫切需要。當前企業檔案的安全問題仍然比較突出,有些單位因人員頻繁變動或者因相關人員不負責任,致使企業檔案散失和損毀的現象時有發生,特別是進入信息化時代后,大量的電子文件、數據庫信息并未得到有效歸檔保存,基本上還沒有開展異地容災備份,即使在已開展數據備份的一些企業中,也只是作為確保業務系統在一定時限內可恢復正常運行的單純技術維護手段,而未從檔案的角度真正關注電子文檔的長久安全和有效利用,且這些電子文檔備份數據大都分散在部門內部或個人手中,安全隱患相當突出。通過企業檔案登記備份工作,在因突發事件而導致電子文件、數據受損時,檔案部門可以利用備份及時提供數據恢復服務,確保電子文檔的安全。

2)登記備份是有效保證企業電子文檔法律憑證價值的需要。近年來,隨著經濟社會的快速發展和社會利益主體的多元化,因檔案缺乏有效管理和檔案載體形式的多樣化引起對檔案法律憑證價值的置疑,由此引起的各種糾紛越來越多,有的還引起了很大的社會反響,所以檔案的法律憑證價值越來越受到企業的重視。通過登記備份,各級檔案部門作為非利益相關的第三方,對檔案的原始性、真實性提供鑒證,可以有效化解矛盾糾紛,降低社會交易成本。電子文件、電子檔案對于環境的依賴性、易修改性決定了電子文檔的原始性,即憑證價值更易被破壞,因此,檔案的登記備份制度在信息社會的推行顯得更加必要、更加緊迫。

三、企業檔案登記備份工作的原則和實現條件。

1、企業檔案登記備份工作的原則。

企業檔案登記備份工作涵蓋檔案行政管理手段與技術應用手段兩個層面,涉及檔案管理體制與工作機制,是一項系統工程,需要堅持科學的管理原則,循序漸進逐步推進。具體有以下幾條原則:總體規劃、分步實施;統籌協調、突出重點;夯實基礎、內外結合;因地制宜、注重實效;大膽創新、逐步完善;安全保密、依法利用。

2、企業檔案登記備份工作的實現條件。

從行政管理的角度來考慮,需要有相應的制度作為保障,還需要有檔案管理的規范化基礎;從技術層面考慮,數據保護有多種實現方案,但可靠性的提高意味著設備和人力成本的同步增加,檔案管理部門要根據自身的條件加大軟硬件投入,以保障數據轉換和備份工作的順利進行。

1)企業檔案管理體制建設。信息化離不開標準化,從某種程度上說,標準規范體系的建設情況決定了信息系統建設的成敗。檔案標準規范主要包括了業務規范、技術規范、管理規范三大類,需要結合實際情況來制定。標準規范體系的建設應以事實為依據,以需求為驅動,以系統總體設計架構為參考,以謹慎、嚴密、周全的態度,全方位、循序漸進地開展。

截至2007年,我國已經頒布的與檔案相關的標準共45個,涉及檔案信息化管理的有7個,其中國家標準2個,行業標準5個,而真正具有現代信息化意義的則只有5個,占所有標準的11%。這與“十五”《綱要》中的規劃相差甚遠。同時這些標準大多陳舊過時,并且標準之間相關內容不一致,標準制定工作落后,宣傳力度不夠等情況制約了檔案信息化標準的建設。一方面要加強檔案信息化標準規范建設,使企業檔案登記備份工作做到有法可依。另一方面,企業也要針對電子文件與數字化成果的特點和自身的實際情況建立相應管理體制和安全備份制度。

各企業是保障電子文檔安全和有效的第一道防線和第一責任部門。檔案登記備份工作涉及面廣、數據形式多樣,對各企業檔案管理、信息技術和其他業務部門都有一定的要求。因此,在開展檔案登記備份工作前,各企業應按《電子文件管理暫行辦法》的要求,統一部署,做好協調,確定主管部門,安排專項經費,明確職責,責任到人,并將此項工作納入本企業崗位責任制考核。對本企業電子文件管理工作進行統籌規劃,建立管理制度,規范工作流程,落實保障措施。

2)增加設備和軟件投入。登記備份是針對電子文檔而言的,而電子文件的產生和紙質檔案的數字化有賴于相應的軟硬件環境。因此,各企業要根據需要加大軟硬件設施建設投入,主要是配備計算機、掃描儀、服務器、磁帶庫和相應的操作系統、檔案管理軟件、殺毒軟件、OCR掃描軟件等。

3)構建安全的傳輸網絡。

企業要根據檔案信息化管理需要,合理規劃檔案應用網絡平臺,即局域網建設。局域網是面向企業內部用戶的一個網絡,其主要特點是用戶數量有限、訪問量不大,但因為是核心資源總庫,其數據量較大、安全性要求高,因此需要與其它網絡物理隔離。企業電子檔案數據是記載一個企業歷史、技術文件、經營管理、市場信息等,往往涉及企業的根本利益,因此具有極高的安全性和保密性要求。為了保證企業電子檔案數據的安全,我們必須建立一整套的安全體系,杜絕可防可控的安全事故發生。要綜合運用各種技術手段,防止可能出現的數據安全問題,可以采用數據加密、口令驗證、身份認證、訪問控制、安全日志、系統監控等綜合性技術措施。但是任何安全技術手段都是有局限性的,必須結合安全管理、充分重視人的因素才能達到目標,因此,必須建立與數字檔案館相匹配的完善的安全管理制度,采取保證網絡、運行、業務、用戶有效管理的配套措施。

四、企業檔案登記備份的內容和范圍。

檔案登記備份的數據主要包括:電子文件、電子業務數據、檔案數字化成果和目錄數據等。例如涉及企業利益或職工個人權益的財務管理系統、人力資源管理系統、OA系統、ERP物料管理系統、電子檔案管理系統、企業電子商務管理系統、企業郵箱、企業網站、黑莓智能手機實時電子郵件系統、重點建設項目檔案等等。

五、企業檔案登記備份的程序和方法。

各企業要積極創建數字檔案室,完善各類檔案基礎目錄臺賬。對已歸檔保存的電子文件,應通過一定的管理和技術手段(如數字摘要、電子簽名等),采取一定的保護措施,確保歸檔電子文件的真實性和完整性;對各類重要電子業務數據,應由本企業的數據備份管理機構,進行實時或定期備份和安全管理;對重要的、利用頻率高的傳統載體檔案,應根據需要加快數字化進程。

企業檔案登記備份可以分為兩種情況,一種是國家規定必須向國家檔案館登記備份的國有企業和自愿登記備份的企業,按照規定向同級國家檔案館設立的登記備份中心登記備份;另一種是不愿向國家檔案館登記備份中心遞交備份的民營企業,根據需要選擇對國家和社會具有重要保存價值的,或對保障企業和職工合法權益的企業電子文件和數字檔案進行內部登記備份。

根據《全省電子文件和數字檔案登記備份工作實施方案》的要求,檔案登記備份工作的基本流程主要有前期處理、報送移交、受理審核、信息反饋四個步驟:

1、前期處理

前期處理主要有兩項工作任務:填寫材料和整理打包。在方案中明確指出,各單位應根據本級檔案登記備份中心的要求,在移交檔案登記備份數據前填寫《各單位檔案管理情況登記表》、《電子文件和數字檔案備份情況表》(包括續表)、《檔案備份數據移交、接受檢驗表》,并需經單位審核蓋章。對于重要傳統載體檔案,接收前首先需進行數據轉換,再將檔案數據化成果進行登記備份。

2、報送移交

各單位應按本級檔案登記備份中心的要求,在規定的時間內將需要登記備份的數據,通過一定的技術手段,向檔案登記備份中心進行報送移交。針對不同類型的數據形式,登記備份的方法也不完全一樣。報送可采用在線傳輸、脫機載體移交等方式,根據不同的數據類型進行報送移交,在移交的同時,要報送相關的書面材料。對于涉密的檔案數據,要嚴格按照國家有關保密規定,通過專門的保密載體或渠道將數據加密以后再進行報送移交。

3、受理審核

因為在數據的報送移交過程中,既有相關的書面材料,也有具體的備份數據,因而,在數據審核時,既要對書面材料進行審核,也要對備份數據進行技術檢測。書面材料的審核過程中,要注意報送內容的規范性、完整性、全面性;移交數據的檢測過程中,要嚴格按照《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)和《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995)等行業標準和規范的要求,對載體質量的好壞、介質是否攜帶病毒、備份載體(包)的摘要信息是否與登記信息一致進行全面細致的核查,驗收工作借助軟件按標準完成。檔案登記備份中心要嚴格、認真、嚴謹地對待審核驗收流程,從根本上保障所報送數據的可靠、完整和有效。

4、信息反饋

根據審核驗收的結果,檔案登記備份中心填寫《檔案備份數據移交、接受檢驗表》反饋給報送單位,對于不符合要求的,檔案登記備份中心要給出處理意見,報送單位應按照反饋表上的處理意見,重新對要上報材料進行報送移交;而對于符合要求的文件,通過驗收,結束整個流程。

在國家檔案行政管理機關對民營企業登記備份不作硬性要求,同時許多民營企業領導對登記備份工作認識不足的前提下,我們檔案部門不妨先采取一些權宜之計,也就是對電子文件和數字化成果在企業檔案館(室)或網絡管理部門進行內部登記備份,也可以嘗試在集團內部企業相互交叉進行異地備份。內部登記備份可以參照國家檔案登記備份的程序進行,所不同的是登記受理的主體不同。也許有人會對這一受理登記主體產生異議,主要是電子文檔的法律證據價值會受到置疑,但是我個人認為這一做法至少在保證電子文檔的安全和容災方面能起到應有的作用,同時在提高企業領導對于電子文檔的安全管理意識,推動登記備份工作的進一步完善必將起到一定的積極意義。比如我們橫店集團的對于電子文件、電子業務系統數據和數字化成果安全備份具體做法是:在服務器上的電子業務系統數據庫實時備份,針對主要業務系統專門配備服務器進行同步備份(同地不同服務器),業務主管部門在客戶端異地備份(一般是一周備份一次),定期采用一次寫光盤或磁帶脫機備份保存,這樣多管齊下的備份方式基本上能夠保證電子文檔的容災和突發事件的數據恢復。

以上是筆者對企業電子文件、電子業務數據等登記備份工作的一點粗淺認識,不當之處請廣大同行批評指正??傊?,電子文檔的登記備份還是一個新生事物,需要我們在實踐的過程中不斷地摸索和總結經驗,在理論和實踐的循環往復中不斷地充實完善。

參考文獻:

①上海市靜安區人民政府  《數字檔案館建設規劃》

②浙江省檔案局  《檔案登記備份試點指導手冊》

③胡錦濤  《在兩院院士大會上的講話》

④翁  梅  《談談電子文件和數字檔案登記備份工作》

⑤李映天  《從四川地震看電子檔案信息的容災與備份》





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