如何做好檔案登記備份的前期準備工作


發布日期: 2013 - 01 - 18 訪問次數: 信息來源: 浙江檔案局 字號:[ ]


寧波市鄞州區鐘公廟街道辦事處   林海靜

內容摘要:為保障電子文件和數字檔案信息的安全,提高信息資源的開發利用水平,使之更好地服務經濟社會發展,我省開展電子文件和數字檔案登記備份工作,以實現區域內電子和數字檔案的集中管理。

關鍵詞: 檔案登記  備份  管理機制  檔案行政管理部門  綜合檔案館  管理手段  重點工作  安全體系   監管服務

近年來隨著經濟社會的快速發展,民主法制的日益完善,信息化的快速推進,以及社會利益主體的日趨多元化,檔案工作如何更好地服務經濟社會發展、服務社會百姓生活,如何構建適應新形勢需求的服務、安全和監管體系,成為迫切需要解決的問題。

電子數據已成為信息記錄和歷史記錄的重要形式,為切實保障電子文件和數字檔案信息的安全,提高信息資源的開發利用水平,使之更好地服務經濟社會發展,根據《中共中央辦公廳 國務院辦公廳關于電子文件管理暫行辦法》,決定開展全區電子文件和數字檔案登記備份工作,并在區檔案館內設立電子文件和數字檔案登記備份中心,以實現區域內電子和數字檔案的集中管理。省檔案局將電子文件和數字檔案登記備份工作列為重點推進的創新工作,那么如何做好檔案登記備份的前期準備工作,以下有幾點:

一、什么是電子文件和數字檔案登記備份工作

電子文件和數字檔案登記備份工作是指由縣級以上檔案行政管理部門,對本行政區域內的機關、團體、企事業單位和其他社會組織形成的、對國家和社會有重要保存價值的檔案,特別是重要民生、重要業務領域的電子文件、電子業務數據和重點建設項目檔案等,進行登記認證,并由同級國家綜合檔案館對經過認證的電子文件和數字檔案進行數據備份,以保證檔案的法律憑證效力,保障檔案特別是電子文件(數據)的安全性,構建適應新形勢要求的檔案安全體系和監管服務體系。

檔案登記備份工作包括兩項內容:一是登記認證。由檔案行政管理部門對本地區有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記,以加強檔案監管并確定移交備份范圍;在登記時借助一定技術和管理手段獲取檔案認證信息,實現檔案的“證據鎖定”,并在必要時以可信第三方身份提供可靠性認證。二是安全備份。由設在各級國家綜合檔案館的電子文件和數字檔案登記備份中心,集中對區域內經過登記認證的電子文件和數字檔案進行備份,并在發生安全事故時提供數據恢復和證據保全服務。

二、為什么要開展電子文件和數字檔案登記備份工作

隨著經濟社會的發展和現代化進程的加快,信息技術如語言、文字一樣作為一種基礎工具逐步滲透到人們工作生活的各個領域當中,這也就使得檔案工作開始面臨新的情況和問題。如電子文件的大量產生,因缺乏有效管理使得散失、損毀甚至篡改的現象時有發生,以檔案憑據為基礎的社會信用基石受到挑戰;又如在信息共享需求提升和檢索技術先進的今天,檔案資源分散,共享方式落后,使檔案的?濟效益和社會效益沒有得到有效的發揮。同時,因檔案載體由傳統紙質形式逐步向電子化和數字化形式的轉變,其易修改對檔案的原始性造成了巨大的沖擊,檔案的法律憑證價值受到了置疑。

為了應對這些挑戰,使檔案工作更好地為經濟社會發展服務,國家檔案局在廣泛調研論證和開展檔案安全專項檢查的基礎上,提出電子文件和數字檔案登記備份工作的構想,通過將各單位有重要保存價值的電子文件和數字檔案,由同級檔案行政管理部門進行登記認證后,移交同級國家綜合檔案館進行數據備份。這項制度主要有兩大好處:一是保障檔案的憑證價值。已開展檔案登記備份的單位或個人在發生檔案可靠性爭議時,由檔案行政管理部門作為非利益相關的第三方,對檔案的原始性、可靠性進行認證。二是保障檔案特別是電子文件的安全。當前,一些政府職能部門、公益性事業單位建立的業務和民生數據庫關乎國計民生,任何損毀散失都會引發重大的社會問題,而一些單位由于人員變動頻繁、檔案意識薄弱等因素,使得檔案保管存在安全隱患。通過檔案登記備份工作,各單位、各部門因突發事件而導致檔案受損或引發糾紛時,檔案部門可利用備份數據,為其提供檔案數據恢復服務或提供證明,以確保檔案信息特別是電子文件(數據)的安全。

三、各機關、企事業單位在檔案登記備份工作中應做些什么

(一)完善和健全有關管理機制。各單位是保障檔案(電子文件)安全和有效的第一道防線和第一責任部門。檔案登記備份的數據形式多樣,包括電子公文、業務電子數據、檔案數字化成果等;涉及面廣,對各單位檔案、信息技術和業務部門等都有一定要求。因此,各單位在開展檔案登記備份工作前,應統一部署,明確主管部門,安排專項經費,做好協調,責任到人,并將此項工作納入本單位崗位責任制考核。各單位應按《電子文件管理暫行辦法》的要求,對本單位電子文件管理工作進行統籌規劃,建立管理制度,明確管理職責,規范工作流程,落實保障措施。

(二)做好本單位電子文件和數字檔案的安全管理工作。各單位要積極創建數字檔案室,完善各類基礎目錄臺賬。對已歸檔保存的電子文件,應通過一定的管理和技術手段,采取一定的保護措施,確保歸檔電子文件的真實性、完整性;對各類重要電子業務數據,應由本單位的數據備份管理機構,進行實時或定期備份和安全管理;對重要傳統載體檔案,應根據本級檔案部門的要求,加快數字化進程。

(三)向檔案行政管理部門和國家綜合檔案館進行登記備份。各單位應按省“兩辦”文件規定,定期向同級檔案行政管理部門和國家綜合檔案館報送電子文件和數字檔案的登記信息和備份數據。以在線登記認證或與光盤報送相結合的方式,按檔案部門要求填報相關管理登記表,提供載體(數據包)目錄和文件目錄信息,同時,報送單位要負責登記備份數據的真實性、完整性和安全性。對于電子業務數據,根據各專業主管單位不同業務需求與安全保障條件具體制定數據備份策略和頻率,以脫機載體保存或在線移交的方式向檔案局移交備份;對于區政府OA產生的電子數據,應通過區政府OA系統向區電子文件中心移交備份數據;對于其他途徑產生的電子數據應,應通過數字檔案室系統或在線錄入上傳的方式向電子文件中心移交備份數據。各單位應保證移交數據內容的真實性、完整性和可讀性。

(四)做好硬件建設和數字化轉化工作。首先要確保必要的人力財力支持,硬件設施也比較老舊,基層檔案室基本上沒有掃描儀,要開展數字檔案登記備份工作就需要添置必要的設備,配備足夠的人力,為數字檔案室的創建做好基礎設施建設,重點做好服務器、掃描儀、UPS電源等硬件基礎設施的建設;其次,數字檔案登記備份工作是一項新的工作任務,大部分檔案人員對此感到陌生,主管部門要加大宣傳力度,使大家明白為什么要登記備份、具體登記備份些什么以及各自的職責。做好重要傳統載體檔案的數字化轉換工作,為開展檔案登記備份工作打下基礎。

四、電子文件和數字檔案登記備份工作的實踐問題

作為檔案登記備份的重中之重,如何做好檔案登記備份工作需要考慮以下幾個方面的因素:

(一)電子業務數據的特性

從目前了解情況來看,各政府業務主管部門形成的電子業務數據都存在著動態性強、依賴性強、易修改、易丟失、難長久真實完整保存等共性特點。

(二)電子業務數據管理存在的風險

從實際情況來看,各機關、企事業單位業務人員往往把電子業務數據的生成、處理、保存和利用看成是一件簡單的事,他們主要關注的是數據的現行效用和運行效率,不關注電子文件是否能長久、安全保存和利用;各單位檔案部門則只側重于電子公文的歸檔、保存,對本單位職能活動中形成的、與業務工作息息相關的電子業務數據則不太重視,沒有將其納入檔案管理的范圍,任其自生自滅存儲于業務信息系統中,往往當電子業務數據管理丟失或無法識別或無法作為憑證時才意識到電子業務數據管理存在的風險問題,難免因人為因素篡改、損毀電子業務數據的情況時有發生。

(三)檔案登記備份是應對電子業務數據管理風險的措施保證

電子業務數據的檔案登記備份可以實現兩個保障:一是保障重要電子業務數據的安全性和可靠性,可有效防患人為篡改、損毀或災害引起的檔案安全事故;二是保障各單位電子業務系統的有效運行,包括支持各單位行政管理的科學決策、支持業務活動的連續性、維護社會記憶的完整、保護相關利益主體的合法權益等。

五、檔案登記備份工作的發展趨勢

檔案登記備份采取先進的技術和理念,以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段,對各個單位產生的電子文件信息進行集中統一的管理,并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案。對電子文件檔案信息,采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理,為信息存儲單位提供信息查詢功能,并進行用戶確認,以確保檔案的完整與安全。實施數字檔案登記備份工作對于確保檔案安全,提升檔案局(館)服務能力有著極大的推動作用,也是今后檔案工作的大趨勢。

參考文獻:

[1] 金玉蘭.對檔案登記備份工作的幾點思考.2010年02期

[2] 翁梅.檔案信息網.2010

[3] 傅榮校.檔案管理現代化.浙江大學出版社.2002





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