浙江省檔案局關于印發《浙江省省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》的通知

2014-08-11 信息來源:浙江省檔案局 瀏覽次數: 字體:[ ]

浙檔發〔201425

 

省直各單位:

為規范省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理,根據省委辦公廳省政府辦公廳《關于切實加強電子文件管理的實施意見(暫行)》(浙委辦〔201126號)和國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》(檔發〔20127號),我局研究制定了《浙江省省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》?,F印發給你們,請結合實際情況遵照執行。

 

 

浙江省檔案局

                                                  2014年7月31


浙江省省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法

 

第一章    

第一條  為規范我省省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理,確保電子檔案真實、完整、可用和安全,促進檔案信息資源開發與利用共享,根據《關于切實加強電子文件管理的實施意見(暫行)》(浙委辦〔201126號)、《電子檔案移交與接收辦法》(檔發〔20127號)、《浙江省檔案登記備份管理辦法》(浙江省人民政府令第306號)、《浙江省檔案登記備份工作規范》(浙檔發〔201323號)、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T 291942012)等相關法律法規和規定,結合省直單位工作實際,制定本辦法。

第二條  本辦法所稱電子公文,是指省直各單位在管理過程中通過計算機生成、辦理、傳輸和存儲的具有規范格式的公文類的電子文件。

本辦法所稱電子檔案專指歸檔后的電子公文。

第三條  本辦法所稱元數據,是指描述電子公文和電子檔案內容、結構、背景和管理過程的數據。

第四條  本辦法適用于已實現文檔一體化管理的省直單位的電子公文歸檔和單位檔案室、省檔案館對電子檔案的移交、接收與管理。

其他單位的電子公文歸檔和電子檔案管理可參照本辦法執行。

涉密電子公文歸檔和電子檔案的管理另行規定。采用專門電子文件管理系統進行電子公文歸檔和電子檔案的管理另行規定。

第五條  在電子公文歸檔和電子檔案管理過程中應遵循其形成和利用的規律,堅持“統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密”的原則。

第六條  各電子公文形成單位應建立電子公文歸檔管理制度,明確職責分工,切實做好電子公文歸檔及電子檔案的移交工作。單位文秘和業務部門負責電子公文辦結后歸檔;檔案部門負責歸檔電子公文管理;信息部門負責為電子公文和電子檔案的管理提供信息化支持。對辦公自動化等業務信息系統與檔案管理系統軟件沒有對接、還沒有實現文檔一體化管理的單位應根據《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T 291942012)盡快改進、升級應用系統功能,規范工作流程管理,確保歸檔電子公文的真實、完整與安全。

第七條  省檔案局負責對省直單位電子公文歸檔和電子檔案的移交、接收工作進行監督指導;省檔案館負責省直單位電子檔案接收。

第二章    電子公文歸檔

    第八條  電子公文形成單位應按照本單位歸檔范圍和檔案保管期限表的要求認真履行歸檔職責,不得以任何借口拒絕歸檔。

第九條  實現文檔一體化管理電子文件的單位,電子公文辦理完畢后應在第二年6月底前完成歸檔。

第十條  歸檔電子公文內容應包括:歸檔文件目錄、簽發稿(包括修改痕跡)、版式文件、擬稿單或承辦單、歸檔文件元數據、附件等。

第十一條  電子公文應采用符合國家規定的、適合長期保存的文件存儲格式歸檔。電子公文以PDF、PDF/A、OFD格式歸檔。目前,Microsoft Office、WPS Office、方正版式文件以及其他通用軟件所生成的文本文件也可以歸檔。

第十二條  在保證電子公文安全的前提下,有條件的單位應選擇在線歸檔方式,也可采取存儲載體離線歸檔。

第十三條  歸檔電子公文應真實展現所載內容并可供調取查用,電子公文與其元數據應建立持久有效的關聯,并確保電子公文及其元數據自形成起完整無缺、來源可靠且未被非法更改,確保在信息交換、存儲和顯示過程中發生的形式變化不影響電子公文內容真實、完整。

第十四條  經信息技術手段加密的電子公文應在解密后進行歸檔,壓縮電子公文應解壓縮后再進行歸檔。

第三章     電子檔案移交

第十五條  屬于浙江省檔案館接收范圍的電子檔案,應結合我省檔案登記備份工作要求,在電子檔案形成第二年的10月底前向省檔案館移交。電子公文登記備份與電子檔案移交工作逐步并軌,當年實施電子檔案移交的單位視同完成本年度電子公文登記備份工作,不再向省檔案館進行電子公文登記備份。

對有特殊要求的電子檔案,可以適當延長移交時間。

第十六條  電子檔案移交的基本要求:

(一)電子檔案移交的數據結構、文件格式等要求應符合《浙江省省直單位電子檔案組織結構》(附件1);

(二)電子檔案有相應紙質載體的,應在元數據中著錄相關信息;

(三)移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

第十七條  電子檔案移交的主要流程為:數據整理、遷移與組織,數據檢驗,數據載體檢驗,數據移交并辦理移交手續。

第十八條  移交電子檔案的數據整理、遷移與組織:移交單位應對需移交的電子檔案數據按照《浙江省省直單位電子檔案組織結構》的要求進行整理、組織。文件格式如非規定格式,應將文件格式轉換成規定格式,原格式保留。歸檔文件目錄與元數據應滿足規定項目的要求。為便于管理、傳輸和技術檢測,應對移交載體包進行壓縮打包并計算數字摘要校驗碼。壓縮打包建議采用ZIPRAR格式壓縮。

第十九條  移交電子檔案的數據檢驗:移交單位應對移交電子檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢驗(見附件2《電子檔案移交接收檢驗登記表》說明),合格后方可移交。

第二十條  移交電子檔案的數據載體檢驗:移交電子檔案數據載體的單位應做載體數據可讀與外觀檢驗,確保載體數據與載體標識可讀、載體外觀清潔、無劃痕。

第二十一條  電子檔案數據移交:電子檔案的移交采用離線或在線的方式進行。在線移交電子檔案應通過浙江省數字檔案館(室)電子文件歸檔接收系統進行移交。離線移交電子檔案應當符合下列基本要求:

(一) 離線移交的載體介質一般為光盤、可移動硬盤,推薦使用一次性寫光盤;

(二) 移交光盤應是符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)要求的檔案級光盤,光盤應為單個裝盒;

(三) 載體盒上應當標注反映其內容的標簽(見附件3《載體標簽》)。

第二十二條  電子檔案移交單位在向檔案館移交電子檔案時,應填寫《電子檔案移交接收檢驗登記表》(附件2)中移交信息;在線移交時,可以采用在線方式填寫。

第四章    電子檔案接收

第二十三條  檔案館接收電子檔案的主要流程是:數據檢測、辦理交接手續、補充元數據等步驟。

第二十四條  檔案館應對各單位移交的電子檔案數據的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,對移交的數據載體進行外觀檢測,檢測合格率要達到100%方可接收。

第二十五條  電子檔案數據檢測合格后辦理交接手續,填寫《電子檔案移交接收檢驗登記表》,由交接雙方簽字、蓋章,各自留存一份;在線移交接收的,可在網上填寫《電子檔案移交接收檢驗登記表》并以電子簽名方式予以確認。

第二十六條  檔案館應將電子檔案移交過程元數據補充著錄到電子檔案元數據中。

第二十七條  檔案館應將接收的電子檔案納入數字檔案館電子文件歸檔和電子檔案綜合管理系統統一管理,實現長久保存與有效利用。

第五章    電子檔案保管與利用

第二十八條  按照國家信息安全保護政策與標準要求,檔案館(室)應建立健全電子公文歸檔與電子檔案管理系統以及信息內容安全防護體系,執行嚴格的安全保密管理制度。

第二十九條  檔案館(室)應對館(室)藏的電子檔案進行定期檢查,包括人工抽檢和技術檢測:

(一) 人工抽檢主要檢驗存儲在脫機載體中的電子檔案,每2年抽檢一次,抽樣率不低于電子檔案總量的10%;

(二) 技術檢測主要自動檢測系統的在線電子檔案數據,每年檢測一次,檢測時遍歷檢測系統中運行的全部電子檔案數據,保證電子檔案數據的完整、可用、安全。在檢查過程中發現問題,應及時采取補救措施。

第三十條  檔案館(室)應建立電子檔案備份制度。電子檔案的載體備份可選用磁帶、硬磁盤或光盤。檔案館(室)應根據《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)、《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995)等光盤、磁性載體保管的有關標準規范,制定并實施電子檔案載體保管相關制度。有條件的館(室)可采用在線存儲備份與異地備份等方式。

第三十一條  電子公文歸檔和電子檔案管理應用系統以及軟硬件平臺環境、網絡存儲平臺等發生變化時,應當將電子檔案做相應的遷移、轉換,并及時做好電子檔案移交接收數據接口。

第三十二條  電子檔案的檢測、數據轉換、遷移、備份等相關信息應記錄元數據保存。

第三十三條  電子檔案形成單位和檔案館應依法依規向利用者提供電子檔案的檢索、利用服務。

第三十四條  電子檔案的利用系統應設置科學、嚴格的利用權限控制,完善登記和審批程序,確保任何電子檔案不會超授權范圍利用、復制或公布。

第三十五條  電子檔案形成單位和檔案館應為利用者提供真實、可靠的電子檔案,并采取有效措施確保電子檔案在提供利用過程中不受損害。

第六章      

第三十六條  本辦法未盡事宜,參照國家其他有關電子文件和電子檔案的標準和規定執行。

第三十七條  本辦法由浙江省檔案局負責解釋。

第三十八條  本辦法自印發之日起生效,《浙江省省直單位電子公文歸檔管理暫行辦法》(浙檔〔200656號)同時廢止。

 

                                                                           浙江省檔案局

附件下載 :附件1、浙江省省直單位電子檔案組織結構 2、電子檔案移交接收檢驗登記表 3、載體標簽.doc
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