規劃檔案“三個體系”建設思考


發布日期: 2015 - 10 - 08 訪問次數: 信息來源: 浙江檔案局 字號:[ ]


王天水  林杭順

摘  要:《意見》是新形勢下推進檔案工作的行動指南,本文以《意見》學習為契機,緊密結合規劃檔案館工作實踐,圍繞新形勢下規劃檔案資源、利用和安全“三個體系”建設的加強和改進措施,交流一些學習思考。

關鍵詞:規劃檔案  三個體系  建設思考

今年,中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢檔案工作意見》(以下簡稱《意見》),全文共5個部分,3大主題內容,即完善工作體制、健全三個體系及加大支持力度?!兑庖姟房倲埲?,內涵豐富,對新形勢下檔案工作提出了主要目標和任務,為檔案事業科學發展指明了新方向,是指導當前和今后一個時期檔案工作的綱領性、指導性重要文獻,也是新形勢下推進檔案工作的行動指南。其中健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系,方便人民群眾的檔案利用體系,確保檔案安全保密的檔案安全體系,即“三個體系”戰略,是繼 2010年國家檔案局提及后,在黨中央、國務院層面上又一次更全面地提出,充分體現了黨和國家對檔案工作的高度重視和巨力支持。當前,在各地各部門悉心學習貫徹落實《意見》精神的熱潮中,本文以《意見》學習為契機,通過杭州市城市規劃檔案館工作實踐,就加強和改進新形勢下規劃檔案“三個體系”建設,更好地發揮其在城市化深化建設中的作用,交流一些學習認識。

1、健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系

檔案是一種能對社會產生各種作用和影響的重要的社會資源,是檔案工作開展的前提和基礎。覆蓋人民群眾的檔案資源體系就是要擴大原有的收集范圍,把涉及群眾切身利益的檔案資源收集進館,進一步豐富館藏檔案總量、內容與結構,確保館藏資源能涵蓋社會的方方面面。隨著城市化建設的迅猛發展,城市規劃檔案因在城市規劃設計、城市基礎建設、解決房地產糾紛等方面的借鑒、憑證地位和作用,已越來越受到廣大群眾的關注與重視。在此過程中,城市規劃檔案資源體系也面臨著一些新的挑戰,主要有:館藏檔案總量不足,門類單一,僅以規劃審批類檔案為主,結構不合理,管理機制需進一步完善等。要健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系,“對歷史負責,為現實服務,替未來著想”,重視所有涉及人的檔案價值,適應經濟社會多元化發展的需求,應當從三個方面努力:

1.1、進一步完善檔案工作機制建設

《意見》指引我們,堅持并不斷完善黨委和政府領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制,確保分工明確、各司其職,更有效地促進檔案事業協調發展。以杭州市城市規劃檔案館為例,規劃信息中心、規劃檔案館是兩塊牌子一套班子,隸屬于杭州市規劃局下的一個自收自支事業單位。杭州市規劃局是市政府主管城市規劃工作的職能部門,全局由局機關、七個分局機關及五個局屬事業單位組成。局機關設立綜合檔案室,人員由局屬各單位、部門的檔案網絡員組成。局機關檔案工作實際由城市規劃檔案館負責,主要管理全局的規劃審批與文書檔案。從全局角度看,各所屬單位的檔案管理都是各自為政,沒有形成一個統一的有機資源整體。因此,要完善檔案工作機制,明確涉及全局所有檔案工作由規劃檔案館全面負責管理,促進全局范圍內檔案收集有序,資源體系完整,作為規劃檔案館本身就是“省一級”專業檔案館。

1.2、加大檔案收集力度,完善歸檔制度,優化館藏結構

為了建立起館藏豐富、結構合理、內容富有特色的信息資源體系,更好地向社會提供利用服務,首先要擴大檔案收集與進館的范圍,完善檔案歸檔制度。規劃檔案到底擁有多少檔案資源呢?除了局機關文書與規劃審批檔案外,還有城市基礎測繪、城市規劃設計與城市規劃研究等信息資源。因此,凡與城市規劃工作相關的價值資源都應列入收集范圍,特別是反映本單位職能、重大活動和涉及民生的文件材料應全部納入歸檔范圍。如規劃局的年度工作報告“白皮書”,出自規劃編制中心;《杭州規劃》是很好的規劃學術研討平臺,出自規劃設計院;近年來局機關和局屬單位零星在印刷或出版的一些很有價值的規劃成果,如《杭州城市規劃圖集》《杭州市影像地圖集》《老屋遺韻》等等,存在沒有一個專門單位在統一完整收集存檔的情況,這是不利于檔案資源體系建設的。這些很有價值的信息資源,理應由規劃檔案館完整收集,并進館存檔。

1.3、科學整合檔案資源,加快數字檔案館建設,促進規劃檔案資源共享

科學整合本單位內的各種檔案信息,是資源建設的基礎工作。檔案部門要加強基礎業務建設,對檔案在部門形成的環節時就要做好業務監督指導,確保質量;在接收進館時要進行鑒定,確保檔案收集齊全、案卷質量符合規范要求。館藏檔案檔號正確,排列有序,統計臺賬賬實相符。檔案整理要規范,對規劃審批檔案要求能單獨反映出“一書兩證”(建設項目選址意見書、建設用地規劃許可證和建設工程規劃許可證)環節過程的信息,因此在檔案整理組卷時要做相應的調整,應該參照建設部“建設工程文件歸檔整理規范”與科技檔案案卷構成的要求執行。對沒有具體相對應組卷規定的,可參照“北上廣深”檔案部門的組卷標準執行,力求整理科學、實用與規范。不單以簡單的“階段”來排序,做到科學規范。

隨著網絡和通信技術的迅速發展,在大數據環境下人們獲取檔案信息的形式和數量已不再受特定的時空限制。因此,開發和利用數字化信息資源,將傳統載體檔案數字化是現階段數字檔案資源建設的一個重要途徑。實現資源存量數字化、增量電子化、數字檔案館建設標準化,這是檔案信息化建設的方向,也是檔案資源體系建設內容的要求。利用現代化技術手段,建立起單位與部門之間、檔案館與社會之間的信息資源渠道,最終實現資源共享。

2、健全方便人民群眾的檔案利用體系

服務是檔案部門的永恒主題,收集保管好檔案資源的目的是方便人民群眾利用檔案。檔案利用服務方式主要有查閱接待,檔案編研,社會教育(舉辦展覽、文化講座),網絡服務等多種。健全方便人民群眾的檔案利用體系,就是提高檔案利用服務能力,最大限度的滿足社會對檔案利用的需求。從規劃檔案館現有的利用體系來看,主要存在以下問題:服務形式單一,主動服務意識不夠,重保管輕利用的思想束縛嚴重,編研工作沒有很好開展,沒有建立檔案編研室與多樣網絡利用,沒有真正達到資源共享。要滿足人民群眾對檔案利用的需求,建立好方便群眾的檔案利用體系,可以從以下方面去努力:

2.1、樹立利用接待窗口形象,提高查閱服務質量

堅持以人為本理念,營造舒適的接待窗口工作環境。對利用流程、注意事項等上墻公告,讓人皆知曉。把為人民服務根本宗旨意識體現在為檔案具體利用服務的工作中,接待熱情,彬彬有禮,首問負責制度。規劃檔案館有一些受到利用者歡迎的服務方式,如電話預約、網上預約、送檔上門等要堅持。還要不斷創新服務方式,為人民群眾提供更加周到、方便快捷的查詢利用服務。

2.2、加強檔案編研,多形式開發利用檔案信息資源

編研工作是本單位溝通外界,主動和廣泛地向社會各方面的廣大利用者提供科學、系統的檔案信息服務的一項專門性研究工作。大力開發檔案的信息資源,做好檔案的編研利用工作,為本單位,為社會利用服務,是充分發揮檔案作用與價值的有效途徑。編研工作可以從“低端”、“高端”兩“頭”進行編研。低端編研是基礎編研,即編寫滿足當年全宗需求的各類統計、會議簡介等的編研。高端編研,即結合社會需要,深入挖掘館藏檔案資源,開展深入的專業研究,編寫出適合社會需求的編研精品,將檔案館藏的“死檔案”變成“活信息”,逐步向“思想庫”轉變的編研。強化檔案編研工作,深入挖掘檔案資源,把握社會需求,加強選題策劃,擴大編研作品的社會影響力。規劃檔案館目前沒有檔案業務指導室,也沒有檔案編研室,只是具有一般檔案室的功能,有愧于“省一級”專業檔案館的稱號,不利于檔案的有效利用與利用體系的健全。

2.3、利用先進科技,開展網上利用服務,促進檔案資源共享

大數據時代,網上檔案館的服務是檔案工作和網絡科技發展的必然趨勢。網上檔案館具有受眾面廣、高效查閱與利用的無限性等特征,將極大方便群眾的檔案利用,加快檔案信息流通。同時在數字檔案館上開展檔案展覽、舉辦檔案文化講座等,能夠把檔案知識文化廣泛普及開來,提高社會檔案意識。規劃檔案館經過十余年來的信息化建設,已具備了數字檔案館能力,應該盡力開展多樣化網上檔案服務工作。

近幾年來,各建設單位因杭州市住房保障和房產管理局房產領證測繪要求,前來規劃檔案館復印規劃竣工驗收工程圖紙,這大大的增加了規劃檔案館的工作強度。規劃局與房管局是市政府的兩個職能部門,暫且不去議論房產確權非得要規劃竣工圖之事,就檔案利用來說,紙質檔案在大型機器上頻繁的滾動復印本身就是對紙質檔案極大的損害,也造成了資源的極大浪費。此問題是否可以通過提供檔案電子件來完成呢,兩個單位通過檔案館與檔案館的網絡共享平臺,在網上或通過電子件校對竣工圖來完成,既可以節省資源,減少工作強度,提高利用效率,又可以極大的方便各建設單位的檔案利用,這是最好的便民利民、以人為本的服務舉措,決不是空喊的為人民服務。

3、健全確保檔案安全保密的檔案安全體系

檔案的原始記錄性注定了檔案是不可再生資源、檔案一旦遭到破壞,將無可挽回?!皺n案安全,始終是檔案工作的生命線和底線,是檔案部門的基本任務和第一要務?!睓n案安全體系的核心是檔案實體安全和檔案信息安全。檔案安全問題主要表現有:檔案安全意識需要加強,日常工作中材料收集完整的責任意識,與利用保管中對檔案的安全保護,延長其壽命的意識需要增強;利用接待區域與整理區域沒有合理分開,造成人為交叉,而影響檔案的安全;以及電子信息系統建設維護,網絡安全保密等方面。檔案安全體系建設是系統工程。要從檔案工作各方面、各環節抓起。

3.1、健全完善安全規章,牢固構筑制度防線

要修訂、完善各項安全管理制度,細化,落實,覆蓋到檔案工作各環節、各崗位中。針對檔案工作各個環節都要制定檔案安全管理制度,明確任務,責任到人。防患于未然,將安全檢查工作常規化、制度化。突出督查重點,將檔案館檔案安全納入領導工作議事日程,定期部署檢查檔案安全。堅持重大節日前領導層面的全面安全監督檢查工作,檔案歸還、庫房實體和設備的安全監察,檔案信息化的安全保密檢查。

3.2、加強日常工作中檔案安全意識,為歷史服務

安全意識要落實到平時的工作中,檔案在收集時要確保材料的齊全完整,在保管和提供現實利用服務中,最大限度地保證檔案的安全,延長其歷史壽命,這是最好的為歷史服務。檔案借閱登記,規定時間的催還與歸還時的檢查工作不松懈。對近些年來,建設單位因為房產領證測繪需要,前來規劃檔案館大量復印規劃竣工圖,對檔案的安全保護是極為不利的,這大量復印紙質檔案的事本身也是不正常的。此問題不解決,一直會對紙質檔案造成損害,對檔案安全保護是極為不利的。

3.3、庫房管理規范,注重環境安全

嚴格遵守檔案庫房安全管理規定,保障檔案庫房安全的基本設備。日常工作環境中,檔案查詢接待、閱覽室與檔案整理區域要分開,確保檔案實體安全。規劃檔案館目前檔案查詢接待區域、閱覽區域與檔案整理區域在一個大的房間內的情況,會造成檔案整理的材料與外人查詢利用檔案件的交叉,造成諸多人為不安全因素,造成實體檔案的不安全。應該注意日常工作中檔案整理時環境對檔案的安全,遵循檔案閱覽、利用區域應該與整理區域分開的原則。

3.4、利用現代科技手段,構筑網絡信息技術安全防線

要充分利用現代化科技手段,對檔案數字化等技術性保護,盡可能延長檔案信息的存在,提高檔案電子安全系數。加強檔案信息系統安全維護,牢固構筑網絡安全防線,杜絕失泄密現象,提高網絡安全保密能力。網絡與網絡之間的物理隔離,上網信息的加強和審查,各類移動存儲介質的嚴格管理等網絡信息安全保密工作,規劃檔案館通過這些年的努力踐行,是出了不少成果的,但還需加強與努力,不可掉以輕心。循著《意見》的指引,采用多種方式進行檔案異地保存、異地備份,對已有各種復印件的檔案原件存放,最大限度地保證檔案實體和檔案信息的安全保密,規劃檔案館還有許多工作要做。

作者簡介:

王天水,杭州市城市規劃信息中心、城市規劃檔案館

林杭順,杭州市檔案局





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